Apakah email Anda menyerupai novellas dan dilengkapi dengan daftar isi? Kami semua menginginkan respons yang lebih cepat terhadap email kami, tetapi kami tidak selalu berhasil.

Email sepanjang novel berakhir di penyucian kotak masuk karena tidak ada yang ingin mengarungi semua kalimat berbelit-belit untuk mencari tahu apa yang Anda minta. (Mereka juga tidak punya waktu).
5 Cara untuk Menjaga Email Anda Singkat Dan Manis
5 Cara untuk Menjaga Email Anda Singkat Dan Manis
Akibatnya, email yang panjang memiliki tingkat respons yang rendah dan waktu respons yang lambat. Berita bagus? Jelas, email ringkas memiliki efek sebaliknya.

Menjaga surel Anda tetap pendek dan manis memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan pesan Anda dengan lebih baik dan meningkatkan kemungkinan Anda akan menerima balasan tepat waktu.
Baca terus untuk meningkatkan permainan surel Anda dan pelajari lima cara sederhana agar surel Anda pendek dan manis.

1 Tetapkan Batas Panjang
Jika panjang email Anda di luar kendali, coba tetapkan batas panjang wajib untuk semua pesan. Memiliki batasan dalam pikiran Anda sebelum Anda mulai menulis akan membantu Anda menjaga verbositas Anda tetap terkendali.

Sebuah studi oleh Boomerang menemukan bahwa email antara 75 hingga 100 kata mendapatkan tingkat respons terbaik. Jika jumlah kata sulit untuk Anda lacak, coba batasi jumlah kalimat.

Percaya atau tidak, hanya lima kalimat yang Anda butuhkan untuk sebagian besar email. Jika Anda membutuhkan lebih dari itu, itu mungkin pertanda bahwa melompat di telepon atau panggilan video mungkin lebih efisien untuk mendapatkan jawaban yang Anda butuhkan.

2 Edit Like You Hemingway
Setelah Anda menulis email, luangkan beberapa menit untuk membaca apa yang baru saja Anda tulis. Ini adalah kesempatan Anda untuk memeriksa kesalahan tata bahasa, memotong frasa yang tidak perlu, dan menulis ulang kalimat menjadi lebih jelas. Anda mungkin menemukan bahwa Anda mengambil tiga kalimat untuk akhirnya sampai pada ide yang bisa dinyatakan dengan jelas dengan satu kalimat.

Berlatih sampai pada intinya dan memotong email Anda sampai ke tingkat yang paling penting:
  • Kamu siapa? (Opsional jika mereka sudah mengenal Anda).
  • Apa yang kamu inginkan?
  • Mengapa mereka harus memberikannya kepada Anda?
  • Kapan Anda membutuhkannya?
Memberikan pesan Anda edit menyeluruh sebelum Anda menekan kirim adalah salah satu pertahanan terbaik Anda untuk membatasi email yang panjang.

3 Sesuaikan Obrolan Ringan
"Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik."
Memadukan pembicaraan kecil di awal email adalah cara yang bagus untuk mencukur jumlah kata Anda dan langsung ke intinya. Ini juga bisa menjadi cara yang bagus untuk menyinggung orang.

Tindakan terbaik selalu tergantung pada audiens Anda. Jika Anda masih mengembangkan hubungan, beberapa obrolan ringan yang bijaksana dapat bermanfaat. Jika Anda mengenal penerima dengan baik, obrolan ringan mungkin berlebihan (dan karenanya mudah dipotong).

Untuk panduan lebih lanjut tentang topik ini, lihat 5 Alternatif yang Lebih Baik untuk “Saya Berharap Email Ini Menemukan Anda dengan Baik”.

4 Memiliki Satu Tujuan Per Email
Anda mungkin berpikir itu efisien untuk memasukkan setiap detail tunggal dalam satu email, tetapi semakin banyak pertanyaan dan permintaan Anda dijejali, semakin lama dan semakin membanjiri pesan Anda.

Alih-alih, fokuslah untuk memiliki satu tujuan yang dinyatakan dengan jelas untuk setiap email. Ini akan meningkatkan kemungkinan penerima Anda akan membaca dan menanggapi pesan Anda.

Jika Anda benar-benar harus memasukkan beberapa permintaan, cobalah mengaturnya dalam bentuk peluru.
  • Hai Debbie,
  • Apa kabar? Saya tidak percaya minggu ini sudah setengah jalan!
Saya berbicara dengan tim hari ini dan kami menyadari bahwa kami tidak yakin apakah Anda menginginkan taplak meja emas atau perak. Beri tahu saya preferensi Anda sehingga kami dapat memesannya.

Katering juga ingin tahu apakah Anda lebih suka tahu atau seitan untuk pilihan vegetarian. Saya berasumsi Anda ingin tahu tetapi mengira kita harus bertanya.

Oh, dan sekarang band ini dikonfirmasi, jam berapa kamu ingin mereka tiba? Pukul 4:00 malam oke atau apakah sudah terlambat?
  • Terbaik,
  • Joanna
  • Hai Debbie,
Selamat Hari Rabu! Perencanaan acara berjalan dengan baik, saat ini kami membutuhkan masukan Anda pada tiga pertanyaan ini:
  • Emas atau perak untuk taplak meja?
  • Tahu atau seitan untuk pilihan vegetarian?
  • Jam berapa band harus tiba?
  • Harap beri tahu kami jawaban Anda paling lambat pada hari Jumat.
  • Terima kasih sebelumnya!
  • Joanna
5 Keluar Dengan Terima Kasih
Karena panjang email Anda berkurang, Anda bisa menghadapi risiko yang tampak kasar. Memasukkan ungkapan terima kasih pada tanda tangan Anda adalah cara yang bagus untuk menjaga segala sesuatunya tetap manis dan meningkatkan tingkat respons email Anda.
Sign-off yang menyertakan versi "terima kasih" berkorelasi dengan peningkatan tingkat respons 36% dibandingkan dengan sign-off lainnya. Butuh inspirasi? Berikut adalah 11 cara unik untuk mengatakan "terima kasih" di email.